Checklist voor je hybride kantoorinrichting

Ben je binnenkort van plan je kantoor (opnieuw) in te richten? Dan ga je best niet over één nacht ijs. Je wilt een inspirerende kantooromgeving creëren die zorgt voor productieve, gemotiveerde medewerkers. Hoewel geen enkele checklist 100% volledig kan zijn, geeft onderstaande lijst je een houvast om je hybride kantoorinrichting te optimaliseren.

1. 1. Voorbereiding
      Vooraleer je start, is het essentieel om grondig na te denken over verschillende aspecten. Denk hierbij aan het doel van het project, je bedrijfsvisie, -cultuur en -waarden, budget en deadlines. Natuurlijk zijn ook zaken als vierkante meters, bezettingsgraad, teams, taken en de gewenste manier van werken van belang. Betrek ook zeker je medewerkers bij dit proces. Het inschakelen van hun inzichten en ideeën is van onschatbare waarde en vergroot het draagvlak voor veranderingen. Door alles vanaf het begin helder te hebben, stemmen we je kantoorinrichting nauwkeuriger af op je behoeften en benutten we middelen efficiënter.
      
      
   2. Ergonomie
      Investeren in ergonomisch meubilair is essentieel. Ergonomische bureaustoelen zorgen voor een actieve, gezonde zithouding. Zit-sta bureaus stimuleren je dan weer om je werkhouding af te wisselen, terwijl je met een passende monitorarm je computerscherm op de perfecte hoogte en diepte instelt. Maar ergonomie gaat over meer dan dat. Het zijn alle factoren die ervoor zorgen dat mensen zich comfortabel voelen in hun werkomgeving. Daardoor functioneren ze beter en leveren ze betere prestaties.
      
      
   3. Akoestiek
      Het beheersen van de akoestiek in je kantoor valt niet te onderschatten. Het is een basisvereiste voor het creëren van een productieve werkomgeving en het welzijn van je medewerkers. Overweeg om geluidsabsorberende elementen toe te voegen. Denk aan akoestische cubes, schermen, wand- of plafondpanelen.
      
      
   4. Flexibele werkplekken
      Creëer diverse type werkplekken of zones waar mensen naargelang de taak of het tijdstip werken.
      
      Ruimtes specifiek voor samenwerken variëren van informele zithoeken tot specifieke vergaderzones. Faciliteer samenwerking en creativiteit door de inrichting hierop af te stemmen. Denk aan whiteboards, (projectie)schermen, digitale samenwerkingstools en verplaatsbare meubelen.
      
      Concentratiewerkplekken bieden dan weer een oplossing voor medewerkers die zich even willen afzonderen en in alle rust werken. Vaak een verademing binnen het open landschapskantoor. Ga een stapje verder en kies voor stille zones waar rust en privacy de norm zijn en externe prikkels tot een minimum herleid blijven.
      
      
   5. Duurzaamheid en circulariteit
      Durf verder te gaan dan alleen duurzame, milieuvriendelijke materialen of energie-efficiënte verlichting. Overweeg de gedachte van een circulaire kantoorinrichting. Bestaand kantoormeubilair zetten we perfect opnieuw in, revitaliseren we of geven we een nieuwe functie. Zo gaan we spaarzaam om met grondstoffen en vermijden we verspilling.
      
      
   6. Slimme technologie
      Integreer technologische innovaties om efficiënter gebruik te maken van je bedrijfsgebouw en werkomgeving. Via sensoren verbeter je de werkomgeving en –ervaring voor je medewerkers beduidend. Zo reserveer je via je smartphone vlot een werkplek, vergaderzaal of slimme locker. En via de data krijg je als facility manager interessante inzichten waarmee je de kantoorruimte verder optimaliseert. Een toekomstgericht kantoor is namelijk slim en adaptief.
      
      
   7. Opslagruimte
      Een georganiseerde werkplek is een efficiënte werkplek. Voorzie dus voldoende ruimte om documenten of persoonlijke spullen netjes op te bergen. Binnen het flexibele karakter van je hybride kantoor verwijzen we graag opnieuw naar smart lockers: je medewerkers bergen er niet alleen veilig hun persoonlijke spullen op, maar ze laten er bv. ook pakjes leveren.
      
      
   8. Verlichting
      Daglicht maakt ons het gelukkigst. Het stimuleert ons bioritme en vermindert fysieke en mentale vermoeidheid. Zorg voor voldoende natuurlijk licht, aangevuld met goed geplaatste kunstmatige verlichting. Regelbare lichtintensiteit en kleurtemperatuur spelen hier ook een rol in het bevorderen van het welzijn en de prestaties van medewerkers.
      
      
   9. Planten en decoratie
      Planten verbeteren de luchtkwaliteit, verhogen de luchtvochtigheid en neutraliseren schadelijke stofdeeltjes. Daarnaast werken ze geluiddempend en hebben ze een rustgevend effect. De finishing touch van je kantoor mag uiteraard niet ontbreken! Voeg karakter toe aan je werkruimte met onder meer decoratieve elementen of kunstwerken. Het is een unieke kans om via deze weg je bedrijfscultuur te uiten met medewerkers, klanten en bezoekers.

Deze checklist is niet bedoeld als eindpunt. Blijf steeds openstaan voor veranderingen, verzamel feedback en pas je kantooromgeving aan de evoluerende behoeften van je bedrijf, je mensen en je teams aan. Zo creëer je een hybride werkomgeving die niet alleen functioneel is, maar ook inspeelt op de veranderende eisen van de moderne werkplek.

Samen de lijst afvinken? Ons ervaren team begeleid je van ontwerp tot installatie. Neem vrijblijvend contact met ons voor een eerste kennismaking.