Hoe benut je optimaal je kantoorruimte

Of je nu een nieuw pand kocht of toe bent aan de herinrichting van je kantoor, je kantoorruimte vormgeven is een uitdagende taak waarbij verschillende aspecten van belang zijn. Het vergt tijd en een goede voorbereiding! Hoe integreer je nu je medewerkers en teams optimaal in de nieuwe werkomgeving?

Analyse behoeften
Een optimaal kantoorontwerp start bij het vormen van een duidelijk beeld van wat er zich afspeelt op de werkvloer. Nu, maar ook in de toekomst. Denk na over het aantal mensen dat er werkt, welke teams er zijn, welke taken ze uitvoeren en hoe vaak ze op kantoor of thuis werken. Zodra je dit op het netvlies hebt, kun je aan de slag gaan. Wens je een diepgaander overzicht? Dan kunnen we via sensors de bezettingsgraad van je werkplekken en ruimtes in kaart brengen. Meten is immers weten! Merk je dat vergaderruimtes een lage bezetting hebben, of dat veel bureaus niet gebruikt worden? Overweeg dan om deze ruimtes anders in te zetten, of ze een multifunctioneel karakter te geven. De meting geeft een meer realistisch beeld van het gedrag van je werknemers en geeft je de kans om hierop in te spelen. Er is uiteindelijk geen universele oplossing voor iedereen.

Indeling ruimte
Een duidelijk overzicht van de activiteiten van je werknemers en teams stelt je in staat om werk en ruimte op elkaar af te stemmen. Hierbij staan hun behoeften centraal: human centered design. Hoe kun je hierop inspelen? Door zones te creëren. Als je de taken van je team duidelijk kan verdelen in verschillende werkstijlen, weerspiegel dit dan in de indeling van je kantoor. Denk aan toegewijde ruimtes die zich richten op specifieke doelen of activiteiten. Door de ruimtes doelgericht te gebruiken, creëer je een kantoorontwerp dat efficiëntie en productiviteit stimuleert. We verdelen deze zones vaak op basis van drie punten:
- Vaste of flexibele werkplekken?
- Concentratie of open communicatie?
- Focus of ontspanning?

Naast de zones is ook de locatie ervan belangrijk. Zorg voor een duidelijke navigatie doorheen het gebouw door gebruik te maken van kleuren en kenmerkende elementen (Lees ook onze blog over kleurgebruik). Daarnaast is het belangrijk om logische verbindingen tussen de verschillende zones te creëren. Bijvoorbeeld, bij focuswerkplekken is het raadzaam om veel doorloop te vermijden. Deze zones kun je het beste aan de zijkant (periferie) van je kantoor plaatsen om onnodige afleiding te voorkomen. Ook de behoefte aan natuurlijk daglicht kan de indeling beïnvloeden.

Om dit te visualiseren maken we gebruik van vlekkenplannen, 2D/3D simulaties en renderingen. Neusje van de zalm zijn onze virtual reality rondleidingen in je nieuwe kantoorconcept. Dit geeft inzicht in het gebruik van de zones en de locatie van teams ten opzichte van elkaar. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat teams die regelmatig samenwerken, dicht bij elkaar worden geplaatst. Dit optimaliseert de flow van activiteiten van werknemers en teams.

Keuze meubilair
Een ruimte wordt pas optimaal benut indien het juiste meubilair aanwezig is. Het is belangrijk om bij de keuze van het kantoormeubilair rekening te houden met specifieke behoeften: van de ruimte, van het team, van de medewerker en van de taken die er uitgevoerd worden. Zo creëer je de juiste dynamiek. Denk bijvoorbeeld aan collaboratieve ruimtes met dynamisch zitmeubilair en whiteboards voor brainstormsessies, of aan stille concentratieplekken met afgesloten werkplekken voor taken die diepe focus vereisen. Flexibiliteit in het meubilair maakt een meer veelzijdige werkomgeving mogelijk, waarbij je werkplekken eenvoudig kan aanpassen aan veranderende behoeften. Neem in je overwegingen zeker de gedachte mee van een circulaire kantoorinrichting. Een kans om bestaand kantoormeubilair een duurzame nieuwe functie te geven en te revitaliseren.

Bij het creëren van de optimale werkomgeving houdt Pami rekening met al deze aspecten. We luisteren naar de behoeften en wensen van jouw bedrijf en passen de inrichting aan op basis van de beschikbare ruimte en het budget. Zo zorgen we ervoor dat het meubilair niet alleen functioneel is, maar ook bijdraagt aan de efficiëntie, productiviteit en tevredenheid van je werknemers.

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe we jou kunnen helpen bij het creëren van een optimale werkomgeving.